نحوه ارسال ایمیل به استاد
در مسیر دریافت پذیرش از دانشگاه و یا استاد، یکی از اقدامات مهم ارسال ایمیل به اساتید می باشد. آشنایی با نحوه ایمیل زدن، رعایت کردن نکات نگارشی و یا محتوا و متن ارسالی در این راه مهم بوده و در دریافت پذیرش و فاند تحصیلی بسیار تأثیرگذار است. میتوان گفت بهترین راه مکاتبه با اساتید ارسال این ایمیل است که دانشجویان فرصت دارند در این ایمیل، خود را معرفی کرده، رزومه و پروپوزال خود را ارائه دهند و نظر استاد راهنما را جلب نمایند.
باید توجه داشته باشید که هر استادی روزانه تعداد زیادی ایمیل از مجلات علمی، دانشگاه ها، ژورنال ها و ... دریافت می کند و احتمال زیادی دارد که ایمیل های دانشجویان دیده نشده و یا قبل از مطالعه پاک شوند؛
پس باید نکاتی را در نگارش ایمیل رعایت کرد که توجه هرچه بیشتر استاد رو جلب کنه.
- اول از همه که ترجیحا در زمان مناسب ایمیل بزنید؛ ساعات کاری استاد و دانشگاه را با درنظر گرفتن ساعت رسمی آن کشور چک کنید تا در ساعاتی ایمیل دریافت شود که شانس مطالعه آن بالا رود.
- برای ایمیلتون عنوان مناسب انتخاب کنید؛
عنوان ایمیل قبل از هرچیز باید کلمات درست را شامل باشد؛ کلمه prospective student و یا سوال در مورد پوزیشن مدنظر می تواند گزینه های مناسب برای این عنوان باشد. به هیچ وجه در عنوان از کلمات فاند و بورسیه استفاده نکنید؛ زیرا ممکن است استاد نظر منفی به شما پیدا کند.
ایمیل شما هم بدون عنوان نیز نباشد.
- در ایمیل اول که به استاد ارسال می کنید، در عنوان و حتی متن از فاند و بورسیه صحبتی نکنید.
- متن نباید طولانی باشد؛ خلاصه ای از معرفی خود، بک گراند تحصیلی و در آخر ارتباط خود با آن پوزیشن را بیان کنید.
- لحن نوشتار ایمیل میبایست به صورت رسمی، مودبانه و بدون هیچ اشکال نوشتاری باشه. یادتون باشه از اسم کوچک اساتید استفاده نکنید، لحن عامیانه نداشته باشید و از عناوینDear، Dr، Mr، Ms و ... استفاده کنید.
- حتما و حتما متن ایمیل قواعد ادبی و گرامری رو درست رعایت کرده باشد.
- مقالات و تحقیقات اخیر هر استاد رو مطالعه کنید و سعی کنید به نقاط مشترک آن با رزومه خود اشاره کنید.
- رزومه خود را به پیوست ایمیل ارائه بدید و دیگر مدارک مانند ریزنمرات و ... اصلا ارسال نکنید. ذکر کنید که رزومه پیوست شده است.
- توجه داشته باشید که برای هر استاد، ایمیل مستقل طراحی کنید و یک ایمیل را به تعداد زیادی استاد ارسال نکنید. زیرا طبق موارد قبل می توان گفت زمینه کاری اساتید با هم تفاوت داشته و قطعا متن ایمیل نیز متفاوت می شود.
- ایمیل پیگیری فراموش نشود. توجه داشته باشید که به دلیل تعدد ایمیل های دریافتی با رعایت تمام نکات بالا، باز هم ممکن است ایمیل شما خوانده نشود و یا استاد فرصت پاسخ نداشته باشد. سعی کنید چند روز پس از ارسال ایمیل، ایمیلی مبنی بر یادآوری به استاد ارسال کنید و در آن از ایمیل قبلی یاد کنید.
